Описание
Отсутствие четкого понимания предназначения подразделения и его роли в корпоративном управлении?
Уволился опытный сотрудник и некому учить нового специалиста?
Необходима оптимизация штата?
Создаете предприятие и не знаете какие подразделения выделить, как распределить функционал между работниками?
Открываете новое бизнес-направление и возникают затруднения в определении и распределении дополнительных функций?
Все перечисленные проблемы можно решить с разработкой или совершенствованием организационной структуры предприятия или холдинга, которая предполагает выстраивание четкой и прозрачной иерархии подчиненности, формализацию целей, задач и функционала подразделений, формализацию функций и должностных обязанностей персонала. Разработка организационной структуры также является основным этапом «сканирования» бизнеса во всех деталях, что необходимо для разработки системы управленческого учета как информационной базы, позволяющей видеть бизнес «насквозь» и эффективно управлять его развитием и стоимостью.
Организационная структура
Совокупность структурных подразделений организации, функционально и административно подчиненных в определенной иерархической последовательности с формализацией четких целей, задач и функционала подразделений, формализацией функций и должностных обязанностей персонала.
Цель построения организационной структуры
Построение четкой иерархии подчиненности в организации, закрепление функциональных зон ответственности в разрезе по направлениям и видам деятельности организации, обеспечение согласованности и скоординированности работы персонала.
Положение об организационной структуре
— Схема организационной структуры,
— Формализация целей и задач подразделений,
— Формализация компетенций руководителей подразделений,
— Формализация функций персонала,
— Организационно-функциональные матрицы.
Практическая полезность организационной структуры
Собственники, высший менеджмент
Организация системы эффективного управления и контроля предприятием в разрезе по функциональным зонам ответственности, обеспечение оперативности решения задач и выполнения поручений, экономия на затратах за счет оптимизации штата, экономия на затратах за счет повышения производительности труда.
Персонал
Четкое понимание своих функций и должностных обязанностей, способствует скоординированной и слаженной работе в коллективе, удовлетворенности работой и исключению трудовых споров и конфликтов.
Новые сотрудники
Быстрое изучение специфики работы на предприятии, легкая адаптация на рабочем месте за счет наличия возможности получить сразу полное представление о своих функциях и должностных обязанностях.
Покупатели бизнеса
Наличие качественных корпоративных стандартов, к которым относится организационная структура, повышает стоимость бизнеса, так как покупателю не придется тратить время на изучение специфики бизнеса и нести организационные расходы, связанные с настройкой отлаженной и эффективной работы предприятия.
Инвесторы
Наличие качественных корпоративных стандартов, к которым относится организационная структура, способствует повышению инвестиционной привлекательности предприятия и его проектов, так как минимизирует риски инвестора за счет наглядности отлаженной и эффективной работы предприятия.
Этапы разработки организационной структуры
1. Построение бизнес-модели организации (с выделением направлений и видов деятельности).
2. Построение схемы организационной структуры организации (холдинга).
3. Определение целей, задач подразделений и закрепление за ними функционала.
4. Определение компетенций руководителей подразделений.
5. Разработка системы оценки эффективности работы подразделений.
6. Разработка графиков документооборота подразделений.
7. Разработка положений о подразделениях организации.
8. Разработка штатного расписания.
9. Разработка должностных инструкций персонала.
10. Разработка положения об организационной структуре предприятия (оформление корпоративного стандарта в виде свода результатов выполнения предыдущих этапов).
Построения системы в бизнесе.
Система в бизнесе обеспечивает порядок, правильное и быстрое выполнение работы. Не секрет, что бизнес — это, в первую очередь, люди. Значит, для построения системы нужно управлять людьми, которые выполняют задачи, и сделать так, чтобы они выполняли работу последовательно и давали стабильный результат. Но человек — не машина. Как можно систематизировать его деятельность?
Системность появляется, когда описаны и понятны все основные функции, задачи и связи, когда сотрудники их понимают. Когда есть описанные правила работы, и сотрудники их придерживаются. У каждого бизнес-процесса есть свои функции. Если на одном из этапов произойдет сбой — результат не будет достигнут. И так в любом бизнесе.
• Полный список этапов систематизации бизнеса:
• Система управления владельцем финансами (рассчитана точка безубыточности, установлен контроль над финансовыми показателями компании);
• Организационная структура компании (прописана структура компании со всеми отделами, департаментами, должностями, функциями и продуктом каждого подразделения и отдельного сотрудника);
• Система описания должностных обязанностей (подробно описан функционал и ожидаемый результат для каждой должности);
• Система ввода нового сотрудника в должность (подготовлен пакет документов для знакомства с компанией, продуктом и функциями, а также тестовые задания для стажировки);
• Система коммуникаций и передачи сообщений внутри компании (правила письменной коммуникации по электронной почте, правила ведения отчетности);
• Система показателей (установлены показатели, на основании которых ведется измерение эффективности работы);
• Планирование (технология ежедневного, еженедельного, тактического и стратегического планирования);
• Координационные мероприятия (технология и порядок проведения собраний, совещаний и координаций).
После внедрения этого комплекса бизнес становится системным, а владелец получает возможность выйти на уровень стратегического управления на основе тех же измеримых показателей. Но уже не на уровне отдельных бизнес-процессов, а на уровне деятельности всей компании и главного бизнес-процесса. Ниже подробнее рассмотрим 5 шагов в общем процессе систематизации бизнеса.
Определите функционал.
• Выпишите на лист бумаги все функции, которые выполняются в Вашем бизнесе прямо сейчас, начиная с найма сотрудников и продаж, заканчивая получением отзыва клиента.
• Перепишите в правильной последовательности то, что делается с самого начала (например, взять ТЗ у клиента), и то, что делается на каждом следующем шаге взаимодействия с клиентом и работы над проектом вплоть до конечного результата.
• В процессе упорядочивания функций Вы вспомните многие этапы работы, про которые забыли вначале.
Определите продукт.
• Нужно максимально четко и просто написать, что должно получаться в результате выполнения каждой функции (какой-то результат или продукт). Это ляжет в основу показателей, по которым будет производиться оценка эффективности работы. На листке бумаги напишите возле каждой функции конкретный продукт.
Определите ответственных.
• Под каждой функцией и результатом напишите имя ответственного за ее выполнение.
• Сотрудники Вашей компании должны понимать, что конкретно они должны делать и какого результата достигать. А Вы обязаны знать, с кого спрашивать за невыполнение задач.
Определите показатели для измерения.
• Определяйте показатели для измерения обязательно в числах:
• для маркетинга — показатели в количестве заявок;
• для финансов — в материально-денежных активах;
• эффективность найма можно измерять в количестве собеседований и сотрудниках, прошедших стажировку или тестовый период.
Установите контроль.
• Для того чтобы можно было в реальном времени отслеживать прогресс по определенным маркерам, вся отчетность должна быть в одном месте. Это могут быть гугл-таблицы, crm-система или task-менеджер.
• Вам придется потратить время и силы на разговоры с сотрудниками для того, чтобы добиться от них ведения отчетности. Но оно того стоит.
• Когда у Вас есть технология работы в компании и показатели измерения эффективности каждого шага, Вы сможете отслеживать всю цепочку и работать на уровне бизнес-процессов, а не отдельных задач.